În cadrul EMCS, o mişcare de produse accizabile între doi comercianţi este documentată prin stări succesive ale e-DAI, de la emiterea de către expeditor până la confirmarea primirii produselor de către destinatar.
Un e-DAI este transmis electronic de către expeditor şi validat de către statul membru de expediţie. Codurile de accize aferente expeditorului şi destinatarului sunt verificate în Registrul european al operatorilor (SEED). E-DAI-ul este transmis electronic în Statul Membru de destinaţie, apoi mesajul ajunge la destinatar şi, eventual, la orice alt operator interesat (reprezentant fiscal, garant). În cazul în care destinatarul nu se poate conecta la EMCS, acesta este informat de către Statul Membru de destinaţie sau de expeditor. Un e-DAI poate fi anulat sau actualizat, în anumite condiţii.
La primirea mărfurilor, destinatarul transmite un "raport de primire", în care se menţionează eventualele lipsuri sau nereguli. Pot apărea şi alte cazuri, in care de exemplu, destinatarul refuză sau acceptă parţial livrarea.