Avantajele utilizării EMCS pentru operatorii economici sunt numeroase:

 

Elementul cheie al EMCS este documentul administrativ în format electronic (e-DA), utilizat în toate Statele Membre, care a înlocuit tipizatul în format hârtie. În cazul mişcărilor de produse accizabile între antrepozite fiscale, între un antrepozit fiscal şi un destinatar înregistrat din alt Stat Membru ori între biroul vamal unde mărfurile au fost puse în liberă circulaţie şi antrepozitul fiscal, e-DA-ul este întocmit de expeditor şi transmis adminsitraţiei fiscale/vamale în a cărei arie de competenţă îşi desfăşoară activitatea. Aceasta validează datele de referinţă din e-DA (codurile de accize ale expeditorului, destinatarului şi produsul), după care alocă e-DA-ului un cod unic de referinţă numit ARC, pe care-l returnează exepeditorului. Numai după primirea ARC-ului, produsele pot părăsi locul autorizat de exepdiere.

Când produsele accizabile ajung la locul de destinaţie, destinatarul întocmeşte un raport de primire pe care-l înaintează administraţiei fiscale/vamale în a cărei arie de competenţă îşi desfăşoară activitatea. Administraţia fiscală/vamală validează documentul şi-l compară eventual, cu alte informaţii complementare. După validare, raportul de primire este returnat destinatarului şi tuturor Statelor Membre interesate, inclusiv Statului Membru de expediţie, care îl va transmite automat expeditorului.

 

Operatorii economici pot utiliza interfaţa sistemului oferită de administraţia fiscală/vamală naţională, ori îşi pot dezvolta propria interfaţă, cu conectare system-to-system. Respectând prevederile legislative naţionale, operatorii economici ocazionali, care nu vor fi conectaţi la sistem, vor primi asistenţă pentru introducerea datelor sau primirea informaţiilor din sistem ce le sunt destinate, la biroul vamal în a cărei rază de competenţă îşi desfăşoară activitatea.

Legislaţia naţională prevede obligativitatea utilizării EMCS-RO iar dacă expeditorul este din România, acesta trebuie să furnizeze persoanei care însoţeşte produsele accizabile un exemplar tipărit al documentului administrativ electronic.

 

Sistemul EMCS se bazează pe schimbul electronic de date dintre operatorii economici şi administraţiile statelor membre. In cazul indisponibilităţii sistemului din cauze imputabile autorităţii, legislaţia specifică (OPANAF nr. 2901/2016) prevede procedura aplicabilă în această situaţie. În funcţie de gradul de indisponibilitate a sistemului, schimbul de date utilizând EMCS va fi întârziat, sau înlocuit temporar cu procedura pe suport hârtie.

 

Calitatea bazei de date SEED a fost îmbunătăţită, realizându-se migrarea datelor la SEED v1.7. Modificările operate în aplicaţia naţională de autorizări este diseminată celorlalte State Membre cel târziu a doua zi după operarea modificărilor. Din punct de vedere legal, este considerată de bază autorizaţia operatorului economic, şi nu actualizarea bazei de date.

 

E-DA-ul poate fi completat anticipat, ca draft e-DA şi salvat local. Acest draft (proiectul documentului administrativ electronic) poate fi înaintat cu cel mult 7 zile înainte de data înscrisă pe acest document ca dată de expediere a produselor accizabile în cauză. Dacă este validat, nu mai poate fi modificat. Pe de altă parte, mişcarea nu poate să fie iniţiată înaintea datei de expediere care trebuie să fie înscrisă pe e-DA.

 

Deplasarea produselor accizabile în regim suspensiv de accize trebuie să fie însoţită de un exemplar tipărit al documentului administrativ electronic. În cazul deplasării produselor accizabile în regim suspensiv de accize dintr-un alt stat membru către un destinatar din România, autorizat să primească produsele în regim suspensiv de accize, poate fi acceptat ca document de însoţire fie un exemplar al documentului administrativ electronic tipărit, fie orice alt document comercial în care se menţionează codul de referinţă administrativ unic, identificabil în mod clar, acceptat de autoritatea competentă a acelui stat membru de expediţie.

 

În România, sunt aplicabile prevederile ordinului vicepreşedintelui ANAF nr. nr.829/23.02.2016 pentru aprobarea Normelor privind accesul operatorilor economici la aplicatiile EMCS-RO de control al miscarilor cu produse accizabile in regim suspensiv de accize si de depunere online a declaratiilor privind situatia achizitiilor si livrarilor de produse accizabile